宇都宮市役所 様導入事例 / SecurePrint！ / MultiScan！

市制120周年と市町合併10周年を迎えた宇都宮市役所では、平成22年度に「宇都宮市レスペーパー化ガイドライン」を策定し、市の業務におけるレスペーパー化を推進してきた。現在、本庁舎内には、86台の複合機が稼動し、約1,800人の職員が利用している。その取り組みと背景について、行政経営課の課長補佐の山﨑正士氏は、次のように振り返る。
「平成22年度からのレスペーパー化の取り組みにより、5年間でコピー機のカウンター数で約15%という紙の削減を達成しました。そこで、平成26年度からは、さらに総合的なレスペーパー化と情報セキュリティへの対策を強化するため、新たなアクションプランを策定したのです」
平成26年度に策定された「宇都宮市レスペーパー化の推進に係るアクションプラン」では、紙の使用量を削減するだけではなく、紙文書の電子化なども推進し、ムダのない効率的な事務の執行を目標として掲げている。そのため、ICTを最大限に活用して課題を解決し、ワークスタイルを変革するために、9つの取り組みを実践してきた。

1. ペーパーレス会議の導入
2. 文書様式の統一
3. ストック資料の組織的管理
4. 紙文書の電子化、電子決裁の活用
5. ファイリングの徹底
6. 庁内推進組織の設置
7. 文書作成・印刷行動の標準化
8. 印刷状況の可視化・減量サイクルの構築
9. 複合機化による印刷機器の適正配置

「新たなアクションプランでは、これまで把握していなかったプリンターによる印刷量の削減も重要な課題でした。レスペーパー化に取り組んできましたが、文書や口頭での周知徹底には限度もあり、さらなる改善には認証印刷が必要でした。また、紙文書の電子化においても、職員が効率よくスキャナーを活用できる仕組みづくりも重要でした。そこで、まず本庁舎内のコピー機・プリンター・スキャナーを複合機に統合化し、単一の複合機ベンダーが提供している認証管理を利用しようと計画したのです」と山﨑氏は検討の経緯を振り返る。
しかし、認証管理システムを特定の複合機ベンダーに固定することには、いくつかの懸念があったという。その点について、同課の若井 美幸主任が補足する。
「公平性・競争性の確保という点で、単一ベンダーの認証管理システムに統一してしまうのは避けたかったです。また、印刷量も含めた総合的な出力管理も不可欠でした。そこで、複数メーカーの複合機でも利用できるマルチベンダー対応の認証印刷が必要だと判断したのです」

マルチベンダー対応の認証印刷を検討し始めた行政経営課では、SecurePrint！の情報を得たという。
「シーイーシーに詳しい機能や情報を問い合わせました。マルチベンダー対応やセキュリティの強化など、こちらの求める要件を満たしているかどうか調べたのです」と若井氏は検討の経緯を話す。
同課では、地方自治情報化推進フェアなどにも足を運んで、実際にSecurePrint！が機能している様子を確認した。
「具体的な検討を開始したのは平成27年度になりますが、その段階で開発中のMultiScan！についても説明してもらい、紙の電子化に活用できると考えました」と山﨑氏は話す。
「マルチベンダー対応である点に加えて、職員が利用しているICカードを認証印刷に利用できる利便性が重要でした。ICカードを共有できれば、システムの導入コストを低く抑えられるからです。加えて、Active Directoryによるユーザー認証と統合ログイン管理にも対応し、今後のセキュリティ強化においても、有用なソリューションを採用しようと考えました」と総括の戸井田 淳史氏は話す。

「運用を開始してから、まだ一年に満たないので、本庁舎内の印刷量を総合的に判断するまでには至っていません。しかし、今後は部署ごとに的確に印刷量を把握できるようになるので、改善に向けた取り組みを加速していけると期待しています。例えば、両面印刷を利用しているか否かをモニタリングして、紙のムダを減らす”気づき”につなげることができます。また、認証印刷によって印刷量を記録していると職員に認識してもらうことにより、紙の削減に向けた意識改革にもつながると考えています」と山﨑氏は今後に向けた展望を語った。