山梨県庁 様導入事例 / SecurePrint！ / MultiScan！

山梨県庁（以下 山梨県）では、セキュリティ向上とペーパーレスの推進、新型コロナウイルス感染症対策のため、本庁舎や県内の合同庁舎など9拠点約400台の複合機に、認証印刷の「SmartSESAME SecurePrint！」と認証スキャン「SmartSESAME MultiScan！」、マルチメーカーのログを一元管理できる「SmartSESAME 統合ログ（M’s eye）」を導入し、2022年3月から運用を開始した。

以前から、印刷物やスキャンデータに対する情報漏えい対策を課題として捉えており、ペーパーレス化の推進、将来的な複合機やプリンターの削減も視野に、利用者認証した上で印刷できる方法を検討していた。
一方、新型コロナウイルス感染症対策でも、職員のさまざまな業務遂行場面において、できるだけ密を回避し、接触機会を減らす方法を探る中、認証印刷の機能に着目した。空いている複合機のどこからでも自分の印刷物を取り出せ、カードをかざしたタイミングで印刷できるため、この仕組みが感染リスク低減に役立つのではないかと考えた。

山梨県ではSmartSESAMEシリーズとともに、執務室や会議室の鍵の受け渡しや、時間外登退庁時の本人確認に用いる鍵貸出管理システ厶も導入した。このシステムの利用により、鍵の受渡記録や登退庁記録の電子化、省力化を図り、鍵の受渡場所となっている庁舎入口の混雑回避を目指している。
特筆すべき点は、山梨県ではこれらすべてを、職員が持つマイナンバーカードで運用することに決めた点だ。

山梨県で導入している複合機はさまざまなメーカーや機種が混在しているため、認証印刷やスキャンの仕組みを検討するにあたり、複合機メーカーや機種を限定しないことが必須要件だった。
シーイーシーのSmartSESAMEシリーズは、マルチメーカー対応であり、マイナンバーカード利用に加え、未取得者や持参し忘れた職員への対応として、キー入力やFeliCaなどの一般的なICカードを併用できる点も評価ポイントになった。

SmartSESAMEシリーズを導入して得られた効果として、次のような点が挙げられる。

● 機密文書をセキュアに印刷・スキャンできる ● 印刷時にミスをしても取り消せるため、ミスプリントの減少に役立つ ● スキャンデータを直接個人の領域に保存することができるようになり、スキャン手順が簡素化・共通化される

もう一つ導入した鍵貸出管理システムにおいても、マイナンバーカードを活用した職員認証プラットフォームを利用することで、登退庁時の鍵の受け渡しの際に求めていた管理台帳への所属、氏名、時刻などの記入が不要になる。これにより、守衛室付近の順番待ち（密状態）の緩和や鍵管理記録面での効果が期待できる。

山梨県では、マイナンバーカードを職員証としては利用しておらず、今回導入したシステ厶において、山梨県の職員であることを証明するための職員認証カードとして用いている。マイナンバーカードを職員証として利用するかどうかは、今後の検討課題となっている。
また、マイナンバーカードを取得していない職員への対応も課題の一つとなっている。現在は認証印刷などを使用する際に、職員番号をキー入力することで利用できる方法も併用しているが、今後の状況も踏まえてFeliCaなどのICカードを貸与する運用も検討している。

マイナンバーカードを職員認証カードとして使うためには、J-LISのカードアプリケーション（以下 カードAP）搭載システ厶でICチップにカードAPを書き込む必要がある。その際、マイナンバーカードの性質上、他者がカードを預かって代行することはできないため、カードAPの書き込みは職員が自分自身で行わねばならない。
この準備作業のため、カードAP書き込み用端末を庁内に複数設置し、運用開始前から職員に周知してきたが、定期人事異動のタイミングと重なったこともあり、認証印刷などのシステム運用開始から2力月の時点で、システム利用対象職員約4,000名のうち、カードAPの登録が済んだ職員は約2,500名に留まっている。
マイナンバーカードを常時携帯することが職員に定着しきれていないことや、カードを忘れる職員もいることから、今後も継続して職員の意識付けを行っていく必要があると考えている。
なお、マイナンバーカードのICチップの空き領域にカードAPを書き込んで業務で利用するには、マイナンバーの利用などに関する条例の改正が必要なため、議会に諮るタイミングも含めて運用開始までのスケジュールを検討する点にも留意した。

山梨県では、2022年から「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（2020年12月改定）」で加えられた「β'モデル」に移行した。
エンドポイントのセキュリティ対策強化などを施した上で、一層の業務の効率化・多様な働き方を支える環境の整備に取り組んでいる。
今回導入した認証印刷、認証スキャン、鍵貸出管理システム以外でも、マイナンバーカードを活用した職員認証プラットフォーム利活用について、課題を整理した上で検討を進めていく予定だ。

「シーイーシーの職員認証プラットフォー厶には、今後一層の機能の充実やアプリケーションシステムとの連携インターフェース強化などを期待しています」と矢崎氏は語ってくれた。