北海道庁 様導入事例 / SecurePrint！

豊かな自然環境と世界に誇る食と観光資源を有する北海道。大きな魅力とポテンシャルを秘める一方、広域分散、積雪寒冷、人口減少、担い手不足などの課題も抱えている。
こうした北海道の魅力発信と課題を解決すべく、道民ニーズへの対応と政策立案・意思決定に直結する業務に励んでいるのが北海道の行政機関である北海道庁だ。しかし、近年は間接業務・内部管理的業務で多忙を極め、さらに時間や空間に制約されてしまう働き方などにより、北海道庁では職員の負荷が増加。職員の疲弊、若年・中堅層の流出、優秀人材の確保困難などが顕著化するようになり、このままでは北海道庁の行政機能を維持するのが困難になることが予想された。

一刻も早い対策が求められるなか、北海道庁が2020年に掲げたのが「Smart道庁」だ。
「『業務を効率化・省力化し、職員がコア業務に集中できるようにする』『時間や空間に制約されない多様で柔軟な働き方を実現する』という2つの視点で仕事の仕方を変え『健康で活き活き働ける職場環境の実現』につなげる取り組みが『Smart道庁』です。勤務環境の充実と仕事のやり方の改善、職員の意識と行動の変革のサイクルを繰り返すことで組織活力の向上と組織風土の変革、最終的には道民サービスの質の向上を目指していきます。」
と語るのは総合政策部次世代社会戦略局 情報政策課情報基盤係 情報基盤係長 櫻井 優樹氏。

櫻井氏が所属する情報政策課情報基盤係は情報システム部門に位置し、今回のSmart道庁においては、2020年に立ち上がったSmart道庁 推進本部と一体となってICTの整備を推進している。
Smart道庁に向けて行政情報の電子化、テレワーク・庁内モバイル環境整備、コミュニケーションツールの整備、フリーアドレスなどによるオフィス改革を行うなか、課題としてクローズアップされ始めたのが印刷問題だ。
「時間と空間に制約されない多様で柔軟な働き方を実現する」には、本庁のフロアや北海道全域に広がる拠点を問わず、どこにいても同じような業務ができなければならない。しかし、プリンターがロケーションに紐づいてくるため、Smart道庁を推進するにはフロアや拠点に左右されない印刷基盤を整備する必要があった。
「この印刷基盤の整備には課題が2つありました。ひとつはマルチプラットフォームです。官公庁としてベンダーロックインを防ぐため、本庁フロアや拠点には複数メーカーの複合機が混在しています。そういった環境でも、同一のソリューションを使って印刷基盤を整備できるかが課題でした。
もうひとつはセキュリティ対策です。印刷物の混在が原因で問題が発生したことはありませんが、それは職員が印刷物をしっかり確認しているからに過ぎません。Smart道庁でフロアや拠点に左右されない印刷基盤を整備するとなれば、書類の混在が起こることも懸念されますから、より一層のセキュリティ対策が求められます。そこで、システムで印刷物のセキュリティを向上させたいと考えました。
とはいえ、セキュリティ対策については、カードリーダーによる認証印刷で対応できると思っていました。認証印刷が導入されれば、無駄な印刷ジョブは認証前に取り消すことも可能ですから、ペーパーレスも推進できると期待しました。」（櫻井氏）

情報政策課情報基盤係は新たな印刷基盤の整備に着手し、積極的に展示会へ足を運ぶなどして課題をクリアできるさまざまなソリューションの情報を収集して回った。そうした展示会で出会ったソリューションのひとつがシーイーシーのSecurePrint！だ。当時のことを櫻井氏は「Smart道庁に役立つICTソリューションを物色していたとき、偶然にSecurePrint！を見つけました。マルチプラットフォーム対応、認証印刷対応というソリューションで印象に残っただけでなく、展示会の後にはシーイーシーの営業の方に詳しいお話を聞かせていただきました。」と語る。

その後もさまざまな印刷基盤のソリューションを検討したが、なかなか課題解決につながるものは見つからなかった。ひとつのメーカーであればいくつものソリューションが見つかったが、マルチプラットフォーム対応となるとSecurePrint！以上のソリューションは皆無に等しかった。「実際、シーイーシーには入札していただいたわけですが、SecurePrint！を選定したのは拡張性や将来性という点も大きな要素でした。さらなるペーパーレスを推進できるSmartSESAME MultiScan！や、コンビニエンスストアでプリントできるCanDay Print for Bizなどのプリントソリューションは、今後さらにDXが加速し働き方が変化していった場合に検討の価値があるというところで、非常に魅力的に見えました。」（櫻井氏）

SecurePrint！は本庁と全拠点分を合わせて400ライセンスを導入。当面は外付型カードリーダーで認証を行うスタイルで利用するという。また、印刷基盤の可視化およびデータ蓄積のため、複合機のジョブログを収集し一元管理できるオプションの統合ログ（M's eye）も付けた。
「現段階でトラブルはなく、構築は順調に進んでいます。認証のためにICカードをかざす動作と、複合機の前で印刷を待つ時間が発生するため、最初は不便さを感じるかもしれませんが、そこは職員の方々に慣れていただくしかありません。SecurePrint！が定着すれば、4,000台ある複合機を最終的には1,000台ぐらいまでに削減したいと考えています。」（櫻井氏）

2022年4月1日からテレワーク環境が本格稼働した北海道庁。働き方は激変するが、現場を移動する職員にSecurePrint！は好意的に受け入れられているという。「現場が多い職員は、印刷する場所を問わないSecurePrint！によって、自分の仕事が便利になるイメージができているのだと思います。今後も我々としては、状況を見ながらSmart道庁を継続的に推進していくつもりです。シーイーシーにはSmart道庁や自治体DXの取り組みを支援するソリューションがあれば、ぜひ提案していただきたいと思っています。引き続きご支援のほど、よろしくお願いします。」（櫻井氏）