伊藤忠商事株式会社 様導入事例 / MultiScan！

IT企画部 技術統括室長 ITCCERT長
（兼）次世代ビジネス推進室 阪本 清和氏

伊藤忠商事株式会社は繊維、機械、金属、エネルギー、化学品、食料、住生活、情報、金融の各分野において、幅広いビジネスをグローバルに展開する日本屈指の大手総合商社。同社には8つのカンパニーが存在し、そのカンパニーのビジネスをコーポレート部門が下支えしている。コーポレート部門のなかで、伊藤忠商事全社の基盤となるインフラとセキュリティを担当しているのがIT企画部 技術統括室だ。「サーバーやネットワーク関係を管轄しているのが我々の部門です。伊藤忠テクノソリューションズ株式会社（以下、CTC）で運用しているプライベートクラウドとパブリッククラウドを併用したハイブリッドクラウド、SaaSのクラウドサービスなど、全社員が使う基盤のサービスを導入・展開していく役割を担っています。」とIT企画部 技術統括室長 ITCCERT長（兼）次世代ビジネス推進室 阪本 清和氏は語る。

同社では中期経営計画Brand-new Deal 2020で「商いの次世代化」を掲げ、ペーパーレス化と業務効率化による働き方改革を目指している。それらの取り組みの中、IT企画部主導で全社のペーパーレス化を推進している。

IT企画部 技術統括室 小笠原 勇気氏

「ペーパーレス化／業務効率化を促進するため、これまでさまざまな施策を講じてきました。例えば、シンクライアントを4,000台、タブレット2,000台を導入、コラボレーションツール、クラウドストレージ（Box）、名刺管理サービスを全社展開したのもその施策のひとつでした。さらに、全社ワークフローの再構築により社内申請の効率化・ペーパーレス化も推進してきました。」（阪本氏）ペーパーレス化を促進するなか、課題としてクローズアップされるようになったのが既存の書類だ。「お客様からいただいた資料のほか、当社の配布資料、要件定義書、図面など、さまざまな書類がデスクの上や引き出しの中に溜まっていました。すぐに廃棄できない書類は倉庫に保管するオペレーションもありましたが、そうなると必要なとき、すぐに書類を探し出せません。」とIT企画部 技術統括室 小笠原 勇気氏は語る。
もちろん、社内には複数の複合機が設置されており、スキャンしてデータ化しサーバーに保存するオペレーションも可能だった。「ファイルサーバーの容量制限があったこと、複合機のメーカーや機種が統一されていなかったことが要因であまり普及していませんでした。メーカーごとにインターフェースが異なるとスキャンのフローも異なりますから、ユーザーからすると便利とは言えないオペレーションだったと思います。」（小笠原氏）

ソリューションを模索しているなか、ファイル共有のクラウドストレージサービスとしてBoxの導入を進めていたときに、Box JapanからシーイーシーのSmartSESAME MultiScan！（以下、MultiScan！）の紹介を受けた。「スキャンしたデータをそのまま容量無制限のBoxに保存できる点、複合機のメーカーや機種が異なっても同一のインターフェースで操作できる点で、MultiScan！は非常に魅力的なソリューションでした。他に検討に値するソリューションは見つからなかったため、MultiScan！の導入を決定しました。」（阪本氏）

同社は2019年2月からIT企画部とユーザー部署の情報担当者でMultiScan！のトライアルを実施。その後、全国の拠点に配置されている複合機、計175ライセンス分のMultiScan！を導入し、同年8月にカットオーバーとなった。

MultiScan！のトライアルと全国展開に尽力したCTCの流通第1本部 商社システム開発第1部 ネットワーク・セキュリティ推進課 課長 後藤 亮一氏は「機種ごとの白黒やカラーのスキャン方法、縦・横の自動変換など、我々が複合機のシステムを理解できていない部分があって、シーイーシーに問い合わせることが少なからずあったのですが、すぐに解決に直結する答えが返ってきたので大変助かりました。シーイーシーの開発ラボには、全メーカー全機種の複合機があるとのことで納得しました。」と語る。

カットオーバー直後は、事務系の社員が主体となってMultiScan！を利用していたが、社員証のIDで複合機の認証ができるなど、便利な点が浸透して徐々に利用者数は増加。スキャンによる書類のデータ化を促進した。「法令で紙での保存が義務付けられている書類以外は、Multi Scan！のおかげでデータ化が進み、ペーパーレス化が促進されました。特に棚やデスク周辺にあった個人所有の書類は大きく削減され、かなりスッキリしたように見えます。」（小笠原氏）

非常事態宣言以降、コロナ禍で在宅勤務が増えると同時にMultiScan！の利用は減ったものの、一定の需要はあるという。「数多くの取引先のなかには、受発注などの書類をファックスで送付してくる取引先もいらっしゃいます。最低限の人数が出社するようなケースにおいては、複合機から出力されたファックスを在宅勤務中の社員に共有が必要なことがあり、そのような時にはMultiScan！でスキャンし、Boxへ送信すればすぐに共有ができます。」（小笠原氏）

MultiScan！の仕組みについては非常に満足していると語る阪本氏。さらに「複数メーカーの複合機が混在している一定の企業規模といった条件が合致するところにMultiScan！はおすすめだと思います。

伊藤忠グループ向けに開催されたCTCとBox JapanのセミナーでMultiScan！活用の事例紹介をさせていただきましたが、弊社でもさらに色々な活用方法を考えていくつもりです。
また、今回のMultiScan！に限らず、エンドユーザー視点で便利なサービスを提案いただけたら、色々なサービス、製品の導入を検討して行きたいと思っています。」と阪本氏は語る。

また、小笠原氏は「クラウドサービスのBoxは仕様が次々に変わっていくと予想されますので、シーイーシーも引き続きスピード感を持って対応していただければ幸いです。」と語った。