三鷹市役所 様導入事例 / SecurePrint！

現在、自治体は総務省からの要請を受け、窓口業務などの情報サービスを担う「住民情報系」、行政専用のネットワーク「総合行政系（LGWAN）」、「インターネット系」を分離する三層ネットワークを構築し、セキュリティの強化に努めている。デジタル技術を前提とした業務プロセスの見直しや、質の高い行政サービスの提供に取り組んでいる三鷹市の企画部 情報推進課も、インフラ基盤の三層分離を行う更新を図りながら、同時に庁内で抱える課題を解決したいと考えていた。

「課題は庁内のITコストの増加、職員の働き方改革の促進、情報セキュリティ対策など。タイミング良くプリント環境を入れ替える時期になりましたので、新たなプリント環境でこれらの課題を解決できないかと考えていました。」と企画部 情報推進課 課長 白戸 謙一氏は語る。

課題を解決するため、プリント環境の再構築を計画し、ベンダーを選定することにした三鷹市。選定は7社競合によって行われた。複合機と連動した従来通りのプリント環境の提案が大半を占めるなか、シーイーシーのSecurePrint！の導入を前提とし、将来を見越したプリント環境全体の構築を提案したベンダーに注目が集まった。

それは①新しいプリント環境による業務効率の向上、②庁内のどこからでもプリントできる環境構築とVDI（仮想デスクトップ環境）での認証印刷の機能強化、③複合機の運用業務を一元化し、管理業務の負担を大幅に軽減という、これまでのプリント環境を大きく変えるソリューションだった。

三鷹市はこの提案によって推進できる働き方改革や、業務の負荷軽減など利便性の向上、認証強化によるセキュリティの向上、管理運用の効率化がもたらすランニングコストの削減などを総合的に評価。ベンダーの提案を採用し、SecurePrint！の導入を決めた。

今回のプリント環境再構築で求められるのは、新環境へのシームレスな移行。インフラ基盤の三層分離を行う更新も同時に行われるため、その更新スケジュールに合わせてプリント環境の移行もスムーズに行う必要があった。「総務省の三層分離を見据えつつ、三鷹市の環境をしっかりとお伝えしたところ、インフラ基盤のベンダーと調整しながら、踏み込んだ提案をいただきました。具体的な効果まで明確化していただいたのでとても助かりました。」と語るのは企画部 情報推進課 主任 水谷 直人氏。

また、企画部 情報推進課 主査 小野 葉月氏は「実はインフラ基盤の計画が遅れていたのですが、そこにも柔軟に対応いただきました。インフラ基盤の運用と同時にプリント環境もスタートすることができました。」と語る。

2019年12月から運用を開始した新たなプリント環境は、SecurePrint！の専用ドライバーにより、個別のプリンタードライバーの設定が不要。また、運用の一元化が実現し、プリント環境の管理の手間と労力が大きく改善できた。「三鷹市役所は大きな異動や組織改正が年に数度あります。これまではその都度、我々が新たなドライバーの配信をしていましたが、その手間が要らなくなりました。」（水谷氏）

さらに、具体的な利便性として挙げられるのはICカード認証。「認証してからプリントするので、取り忘れが一切なくなりました。印刷物を貯めておいて後からまとめて出せることも、業務効率化に貢献しています。」（白戸氏）。また、企画部 情報推進課 主任 下鳥 辰輝氏は「いままでは、他の人が資料などを大量にプリントしている最中にプリント指示を出してしまうと、その中に自分の書類が混じってしまうことがありました。そうなると、書類を探すのが大変です。現在は認証するまでプリントされませんから、取り違えがなくなりました。非常にありがたいですね。」と、セキュリティ面の大きな効果を感じている。

庁内のどこからでもプリント指示が出せる「どこでもプリント」については「私が別の課で打ち合わせをしても、その課の複合機から書類をプリントすることが可能。エリアや席に縛られることがなくなりました。」（白戸氏）。印刷ログの活用による複合機の利用状況の見える化では「紙の削減、印刷の効率化はもちろん、部門単位での請求などで大いに貢献しています。」（白戸氏）。

三鷹市のインフラ基盤の拡張機能として構築された今回のプリント環境は、クラウド連携、業務システム連携、基幹システムへの拡張対応、スキャン環境の統一運用などの幅広い拡張性を備えており、長期的な視点での柔軟な運用が可能なシステムになっている。

「現状の利活用に加え、さらなるプリント環境の強化を図っていきたいですね。」（白戸氏）。「具体的には、複合機の無線対策と将来の庁舎分散化を見据えた複合機台数の精査、そして複合機の活用による紙文書の電子化などを考えています。」（下鳥氏）。

さらにその先には、個人番号利用事務系での認証印刷の実現もある。「そこも次の大きな展望ですね。セキュリティを高め、窓口業務を含めた職員業務の軽減をしっかりと図っていきたいと思います。」（白戸氏）。