導入事例

プリントセキュリティ 導入事例詳細 導入事例一覧

藤沢市役所 様

藤沢市役所 様

(写真中央)藤沢市 総務部 担当部長 兼 IT推進課長 大高 利夫 氏(中央左)藤沢市 総務部 IT推進課 課長補佐 寒河江 清人 氏
(中央右)藤沢市 総務部 IT推進課 小川 沙織 氏(右)藤沢市 総務部 IT推進課 青谷 和弥 氏 (左)藤沢市 総務部 IT推進課 小田 龍太郎 氏

「どんなに良い取り組みをしても、住民から信頼されなければ意味がありません。なので、藤沢市では特に情報セキュリティ対策に力を入れています」

ロゴ

湘南を代表する景勝地、江の島がある藤沢市は、年間1,700万人の観光客が訪れる
神奈川県内4番目(人口43万人)の都市です。観光地でありながら都内に1時間で通勤できるベッドタウンであり、市内に4つの大学がある文教都市の側面に加え、自動車や医薬品の工場、そして農業も盛んという多面性が特色。
人口増を続ける藤沢市は、ICTの分野では行政情報化、地域情報化、情報セキュリティという3つの課題に注力し、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の
認証を取得している数少ない自治体のひとつです。

導入ポイント/導入効果

導入の背景と狙い

全庁舎のプリント基盤としてSecurePrint!を導入

神奈川県藤沢市では、情報セキュリティ対策の一環として、仮想化環境の全庁導入や複合機の新規調達など、内部事務システムの全面更新を機に、マルチベンダー対応の認証印刷システムSecurePrint!を全庁215台の複合機・プリンターに導入した。

ヒヤリ・ハットでクローズアップされた書類の置き忘れ問題

SecurePrint!の導入は、重大な事故を未然に防ぐ試み「ヒヤリ・ハット活動」の実施がきっかけだった。「プリントアウトした書類の置き忘れが、課題としてクローズアップされました。プリントボタンを押して『さあ、取りに行こう』とした時に、電話や打ち合わせが入り、そのまま取り忘れてしまう可能性や、他の職員の印刷物が混ざり込み、書類を取り違えたりする可能性があったのです」と総務部 担当部長 兼 IT推進課長 大高 利夫氏は語る。
情報セキュリティ対策に力を入れている藤沢市としては、これを見逃せない問題として捉えたが、残念ながら人的対策だけでは解決できない。「人的対策で解決を図るには、職員すべてがセキュリティに精通していて、正しい判断力を身に付けていることが前提。しかし、実際にはリテラシーは個々に異なりますし、そもそも人間ですから『うっかりのミス』もあります」(大高氏)。
人的対策だけで解決できないのであれば、技術的対策で補完するというのが藤沢市の考えで、認証印刷システムの導入が有効な解決策と判断。プリントを実行した本人がプリンターの前にやってきて、ICカードで認証されてからプリントが始まるシステムなら、書類の置き忘れや取り違え問題は解消されるだろうと考えた。

マルチベンダー対応ならメーカーや機種を問わず一元管理できる

以前から認証印刷システムの導入は検討課題には挙がっていた。今回の複合機の調達を機に、それまで個別に導入していたプリンター、コピー、スキャナーを新しい複合機に集約することになり、認証印刷システムの導入も現実のものとなった。 
ここで議論となったのは複合機のメーカー問題。仮にスタートラインは同じメーカーに統一できたとしても、契約期間終了の5年後に同じ環境を維持できる保証はなく、状況も変わるかもしれない。藤沢市としても、何をしたくなるか分からない。「その時に自分たちの選択は間違ってなかったと言えるように、初めから例外を作らない考えでいました」と総務部 IT推進課 課長補佐 寒河江 清人氏は語る。
つまり、複合機メーカーを1社に絞れば、認証システムもそのメーカーのものが使える。ただ、置き換えられないプリンターもあり、それらが認証システムの管理外に置かれ「野良プリンター化」することはセキュリティ対策上好ましくない。またメーカーの認証システムを採用すると、どうしてもそのメーカーの縛りが出てしまう。この調達時の選択肢が限定される問題は、クリアしなければならない。

そこで浮上したのが、メーカーを問わず運用できるマルチベンダー対応だ。次の調達の自由度が拡がるし、複合機の更新時期を迎えても、一度投資したマルチベンダー対応システムは、その後も継続して使い続けられる。

導入の決め手と効果

SecurePrint!は実務を考えた使い勝手が提供されている

藤沢市では、シーイーシーほか数社の認証印刷製品をピックアップし、複合機・プリンターとのさまざまな組み合わせを検証した。そこで、SecurePrint!を選定したのは以下の3点が大きな理由だった。

<スマートな外観>
認証用のICカードリーダーは複合機の純正品を利用したかったこと、そして既存プリンターに追加するICカードリーダーはコンパクトであることが要件。この2つを満たしていたのがSecurePrint!だった。

複合機パネルを使ってジョブ選択や印刷設定変更が可能
複合機パネルを使ってジョブ選択や
印刷設定変更が可能

<仮想化環境にも対応した認証印刷システム>
仮想化環境の全庁導入で、認証印刷システムも仮想化に対応している必要があった。SecurePrint!はSBC方式とVDI方式のどちらにも対応していた。運用管理面においては、仮想デスクトップごとに複数のプリンタードライバーのメンテナンスが不要となり、SecurePrint!の汎用ドライバーのみの管理で済む。また、汎用ドライバーでプリントをかければ、空いている複合機どこからでも書類を取り出すことが可能。書類を取り出す直前に、複合機のパネルを使ってプリントジョブの選択や、割付やホチキス留めなどのプリント設定も変更できるようになる。

<導入実績に裏付けされた運用・ログ管理機能>
導入実績という点に着目し、導入実績がノウハウとして運用面に活かされているかどうかで判断。そのなかで、SecurePrint!はプリント環境を整える上で必要かつ多彩なログを手軽に取得することが可能だった。バランスが良く運用負担が少ないSecurePrint!は「お客様の声が反映されている」と感じ、それが導入の決め手となった。

競争できた事実、安くできることが分かった事実に注目

複合機はSecurePrint!の選定後に調達。2018年1月から稼働、3月から全庁での本稼働に至っている。藤沢市では、約半年間ほど運用したなかでSecurePrint!を以下のように評価した。

<調達コストの低減に絶大な効果>
先にSecurePrint!をプリント環境の共通基盤として導入したことにより、複合機の調達コストが下がることを期待したが、その効果は予想以上だった。「複合機は能力さえ満たせばメーカーはどこでも良かった。予算取りの時の見積価格から、SecurePrint!導入後の応札価格が約半分にまで下がったメーカーもあったことには正直驚きました」(大高氏)。
藤沢市としてはこの結果を「競争できた事実、安くできることが分かった事実」が大事と捉えている。「今回の入札に限らず、今後の新たな機器調達にも生きてくるはずです」(大高氏)。

<書類の置き忘れ問題が解消>
新庁舎ではSecurePrint!と複合機という、以前とはまったく異なる出力環境になったが、従来と遜色なく使えている。「何より問題だった書類の取り忘れがなくなりました。自分以外の人が書類を持っていってしまう心配はありません」(寒河江氏)。

<プリント状況の見える化を実現>
SecurePrint!によるログは藤沢市に“プリント状況の見える化”をもたらした。「利用状況がはっきり見えて、伝えられるようになったことは、『今後どのように運用していけば良いか』のきっかけになりました」(寒河江氏)。

今後の活用と展望

マイナンバー法(※1)順守のためSecurePrint!を選択

藤沢市江の島はオリンピック競技セーリングの会場
藤沢市江の島はオリンピック競技
セーリングの会場

個人情報保護条例(※2)に則した運用が求められるなか、SecurePrint!の導入はベストな選択肢のひとつだったと藤沢市は考えている。
ただ、多くの自治体は予算やリプレース時期などの問題もあって、すぐに導入するのは難しい。「SecurePrint!は『自治体として必ず入れるべき』と言いたいところですが、我々としては、まず「ヒヤリ・ハット活動」などを行って課題をしっかり認識することが大事だと考えます。そうした課題に対し『何を行えば良くなるのか』が明確になれば、自ずと答えは出てくるでしょう。複合機やプリンターの更新時期に合わせれば、上手に導入できるのではないでしょうか」と総務省の自治体情報セキュリティ対策検討チームのメンバーでもある大高氏は語る。
プリントに留まらず、スキャンやコピーなどドキュメント周りを効率化するビジョンを描く藤沢市。
今後も「SmartCard(ICカード)でセキュアな環境を開く(Open SESAME=開けゴマ)」SmartSESAMEシリーズへの期待は大きい。

※1 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律
※2 個人情報を適正に取り扱うために、神奈川県や藤沢市で定めている条例

お客様プロフィール

藤沢市役所 様

所在地 神奈川県藤沢市朝日町1番地の1 藤沢市庁舎
職員数 3,544人(条例における職員の上限数)
人 口 430,485人
面 積 69.57㎢
URL https://www.city.fujisawa.kanagawa.jp/