導入事例

プリントセキュリティ 導入事例詳細導入事例一覧

世田谷区役所 様

世田谷区役所 様

10年先を見据えて、約6000名の職員が安全に効率よく働けるワークスタイルを目指し、認証印刷ソリューションSecurePrint!を採用しました

東京23区の南西に位置し、2番目に広い面積と約88万人(平成28年4月)という1番の人口数を誇る世田谷区。区内は世田谷地域を中心に、北に北沢地域と烏山地域が、西に砧地域が、そして南に玉川地域が広がっています。公園や緑地が多く自然に溢れ、美術館や博物館などの文化施設やスポーツ施設に加え、130を超える商店街があります。世田谷区役所(以下、世田谷区)では、広い地域に暮らす多くの住民に、行き届いた行政サービスを提供するため、本庁舎の他に世田谷・北沢・玉川・砧・烏山の各地域を担当する5つの総合支所を「地域の区役所」として配備しています。そして、約6000名の職員が働く世田谷区役所の情報システムを担う政策経営部 情報政策課では、ワークスタイル変革やマイナンバー対応なども視野に入れて、平成26年度から認証印刷ソリューションの「SecurePrint!」の運用を開始しました。

導入ポイント/導入効果

導入の背景と狙い

複合機を中心とした印刷への移行において認証印刷が必須の課題

世田谷区の政策経営部 情報政策課で情報政策担当の木村裕志係長は、認証印刷のSecurePrint!を採用するまでの課題について、次のように振り返る。

「当初のきっかけは、区内の250拠点で稼動している複合機とプリンターとスキャナーを複合機に一元化していこうという取り組みでした。情報政策課には、20名以上の職員がいて、全庁舎の情報化を担っています。その取り組みの中で、平成24年度から10年先を見据えた印刷について検討したのです。そして、スキャナーとプリンターを複合機に置き換えていけば、機器の調達コストを低減できる上に、印刷を複合機に一元化することで、紙の消費状況を正確にモニタリングできると考えたのです」
世田谷区 政策経営部 情報政策課 木村裕志係長

同課が中心となって策定した平成26年度の『世田谷区情報化推進計画』では、"情報端末や入出力機器(プリンター、コピー、FAX、スキャナーなど)の統廃合を含め、オフィス内の省スペース化・省電力化を図るとともに、管理や保守の省力化を図ります"と明記している。

「庁舎内の複合機は、主に廊下や各部署の共有スペースに設置されています。そのため、各自の机や部署ごとの共有デスクからプリンターを撤去してしまうと、複合機での放置プリントなどが心配されます。そこで、認証印刷の導入は必須の課題となっていました」と木村氏は補足する。

PC端末の入れ替えなどライフサイクルの観点から仮想デスクトップ環境を導入

入出力機器を複合機へと一元化していく計画と合わせて、情報政策課では職員が利用するパソコンの運用基盤も仮想化の採用を推進していた。

「平成25年度に基幹システムを民間のデータセンターへ移行し、仮想化技術を利用した他の自治体との共同利用を実現しました。平成26年度からは、パソコンのライフサイクルとOSのアップデートの時期的なズレを解消するために、仮想デスクトップ環境への移行に向けて導入を進めています。現在は、まだ4割ほどの進捗率ですが、あと3年をかけて全職員が利用するパソコンを仮想デスクトップに入れ替えていきます。認証印刷の導入を検討する上で、この仮想デスクトップに対応しているかどうかも、重要なポイントでした」と木村氏は仮想化への取り組みについて説明する。

導入の決め手と導入効果

マイナンバー制度を見据えたログ機能・仮想デスクトップ対応を評価

認証印刷の選定にあたって、情報政策課では代表的なソリューションを検討した。その際に重視した選定のポイントは、マルチベンダーに対応している点や緊急時の対応が可能かどうかなど、いくつもの項目にわたった。

「選定の中でも、将来性を踏まえて検討したのは、共通番号制度への対策でした。適正な特定個人情報保護評価のために、印刷に関する事務においては、いつ誰が何を印刷したのかを正確かつセキュアに記録する必要があります。そうしたログ機能を備えているかどうかは、選定でも重視しました。また、仮想デスクトップ環境で動作するかどうかも、重要な評価のポイントでした」と木村氏はSecurePrint!を選んだ背景について話す。

実際の選定においては、仮想デスクトップの構築を担当するシステムベンダーがSecurePrint!の動作を検証し、情報政策課のシステム運用などをサポートする世田谷区サービス公社と協力して、導入を推進した。

認証対応の複合機を初年度70台で開始。次年度以降も段階的に拡張して対応

SecurePrint!の導入は、平成26年度から導入がスタートした。運用を開始した時点で、全職員のIDカードを認証用として共有し、初年度では庁舎内の約70台の複合機で認証印刷が可能になった。

「平成28年度からは、新たに50台の複合機でSecurePrint!による認証印刷が利用できる環境が整います。世田谷区役所は、庁舎の数も多いため設置されている複合機を一度にまとめて更新するのは困難です。そこで、リース契約などが切れて更新する機器から、認証印刷に対応してきました。そのため、平成26年度からは、新しい複合機を採用するための入札案件にも、ICカード読み取り装置などの標準装備も含めてSecurePrint!に対応しているかどうかを、入札要件に明記しています」と木村氏は説明する。

現場で新しい複合機が導入されると、認証印刷のシステムが機能するかどうかに立ち会ってきた有田奈緒主事は、次のように評価する。

「認証印刷の導入当初は不安もありました。しかし、新しい複合機への対応も、エンジニアのサポートによって問題なく運用できるようになりました。各拠点での段階的な導入が進み、運用も落ち着いてくると、安定した稼動を継続しています」

今後の活用と展望

環境に配慮した資源の削減や省エネの推進に印刷ログを積極活用へ

情報政策課では、複合機の導入を今後も円滑に進めるために、認証印刷に精通した担当者の育成を推進している。新年度から認証印刷を担当することになった野澤悠主事は、その取り組みについて語った。

「情報の安全性と事務の効率化にとって、認証印刷は重要な情報基盤となっているので、すべての複合機が対応するようになるまで、しっかりとサポートしていきます」

また、同じく認証印刷をサポートしていく共通基盤担当の白石一樹主事は、次のようにコメントする。

「仮想デスクトップ環境でSecurePrint!を採用したことで、個々のパソコンにドライバーなどを設定する必要がなくなり、運用の負担も低減しています。庁舎のパソコンを更新しても、最小限の手間で認証印刷を使える環境を整えられるようになりました」

導入から約3年が経過し、認証印刷という仕組みはほぼ全職員に浸透してきている。

「プリンターを複合機に置き換える計画には、導入機器のコストを低減するという目的に加えて、印刷コストの低減と紙資源の削減という目標も含まれていました。これまでは、パソコンの横などにプリンターがあると、あまり重要ではない資料も印刷してしまいがちでした。現在はタブレットの導入なども含めて、全庁でのペーパーレス化に取り組んでいます。そのためには、どのような印刷が行われているのかを正確に把握して分析する必要があります。今後は、SecurePrint!のログを活用して、印刷量の削減も推進していく計画です」と木村氏は今後に向けた展望を語った。

お客様プロフィール

世田谷区役所 様

東京23区内の西南端に位置する特別区。西は狛江市・調布市との市区堺、南は都県境の多摩川を挟んで川崎市と隣接した東西約9㎞、南北約8㎞の面積58.05㎢に人口約88万を抱える都心の住宅都市。平成26年度からの基本計画では、住民自治の確立、環境と調和した地域社会の実現、自治権拡充と持続可能な自治体経営の推進を掲げ、「子どもが輝く参加と協同のまち せたがや」を目指す。

所在地 〒154-8504 東京都世田谷区世田谷4-21-27
職員数 5,067人(平成28月1日現在) ※常勤職員
人 口 887,994人(平成28年4月1日現在)
面 積 58.05㎢
URL http://www.city.setagaya.lg.jp/