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伊勢原市役所 様導入事例 / SecurePrint!

セキュアプリントを使い始めて約2カ月
“およそ40,000枚のうち、
放置印刷が約1割を占めることがわかりました。”

“豊かな自然に包まれみんなの力が次代を拓くしあわせ創造都市”をキャッチフレーズに、
まちづくりから観光・産業振興を積極的に推進する神奈川県伊勢原市役所様(以下、伊勢原市)。
業務用クライアントPCのリプレースにあわせて、紙文書のセキュリティ対策を
実現するためICカード認証セキュリティ「SmartSESAME SecurePrint!」を採用しました。
数多くの認証システムが存在する中で、「SmartSESAME SecurePrint!」をなぜ採用したのかー。
導入の経緯や活用効果について、伊勢原市 総務部 情報システム課 主任主事 小堤 雅弘氏、
企画部 広報広聴課 主査 山口 ひろみ氏にお話を伺いました。(2013年10月取材)

導入ポイント/導入効果

  1. 1 ムダ・放置印刷の枚数
    約10%削減(見込み)
  2. 2 印刷ジョブで見える化
    個人・部署レベルで
    出力状況を集計・分析
  3. 3 生産性を向上
    出力機器の統廃合・再配置
    など最適化を促進

“とりあえず印刷”“うっかり放置”をなくす、庁舎全体で統一した物理的対策を模索

全庁横断的な行政改革に寄与するためITを活用した業務最適化を推進

伊勢原市 総務部 情報システム課
主任主事 小堤 雅弘 氏

伊勢原市で情報化施策を推進しているのが伊勢原市 総務部 情報システム課で、現在5名体制で全庁の電算処理に関する幅広い業務を担っている。具体的には、情報システムの企画からネットワーク運営管理、住民情報系ネットワークなどITを活用した業務最適化を図るとともに、公共施設利用予約システムなど市民サービス向上にも積極的に取り組んでいる。
現在、伊勢原市では約700名の職員が勤務し、650台のPCと3台の複合機、65台のプリンターを使用している。多くの自治体と同様、伊勢原市でも行財政改革を推進し、業務の効率化や行政サービスの向上に努めてきた。
「コスト削減もその一つで、とりわけ印刷コストに着目しながら、出力環境の適正化を図り、全庁横断的にコスト削減につなげる施策を検討していました」と振り返る小堤氏。

出力環境の適正化を図り、コスト削減へその解決策として認証印刷の導入を検討

これまでにも庁舎内にある複合機を活用し、固有のID・パスワードを入力した認証印刷環境を運用してきた。しかし、長年利用してきたプリンターも多く、認証印刷に対応できない機種の入れ替えも視野に、情報セキュリティ強化を本格的に検討することになった。
すでに具体的な削減に向けた取り組みもスタートさせている。“紙を減らしましょう”と声高に訴えるだけではなく、月次・年次での印刷枚数などの状況を掲示しながら職員一人ひとりの意識を高めるケアも大切にしている。しかし、紙文書のセキュリティ対策に関しては十分とはいえず、本来必要な印刷というよりも「とりあえず印刷しておこう」という状況もしばしば見受けられていたという。
また、庁舎内フロアには不特定多数の人が出入りすることもあり、職員がコピーやプリントした紙書類を取り忘れてしまう「うっかり放置」も懸念材料の一つだった。予算・決算時期の資料作成など繁忙期になると、各階の複合機・プリンターの前で順番待ちが発生することが業務効率を低下させる要因になる。こうした課題を改善するため、複合機の機能をフル活用しながら、メーカーや機種にとらわれず、“安心できる認証印刷環境”の整備に向けて検討を重ねた。

導入の決め手と導入効果

ICカードを“かざす”だけの手軽さとマルチベンダー対応の認証機能に好感触

伊勢原市 企画部 広報広聴課
主査 山口 ひろみ 氏

こうした問題を解決する方法を検討していた時に、シーイーシーとミツイワ株式会社による提案を受けたのが、ICカードを利用して、コスト削減とセキュアな認証印刷環境を実現する出力環境の構築だった。
その特長は、他の認証印刷システムと違い、メーカーや機種に幅広く対応できるマルチベンダー対応であるということで、「これは試す価値がある」と感じたという。そこで、デモ機を実際に使った検証を行った。
「実際にテストしてみると、SecurePrint!は認証スピードだけでなく、日常的な複合機・プリンター操作の延長線上で利用できるため、機能的にも満足いくものでした」と小堤氏。そこで、数社の提案の中からシーイーシーの認証印刷システムの導入が決まった。
「このシステムなら、専用のカードリーダーにICカードをかざすだけで、本人認証ができるため、利用者の負担も少ない」と小堤氏は信頼を寄せる。

「どこでも印刷」が浸透し活用度がアップ管理面でも利用状況の一元管理に満足

「まだ利用スタートしてから2ヶ月程度ですが、約4,000枚が印刷キャンセルだと見受けられ、紙の全体使用量のうち10%削減できた計算になります」と小堤氏。管理運用面でも、複合機ごと・部署ごとの利用状況が簡単に検索でき、さらに見やすいようにグラフ化されているため、業務に関わる印刷状況が見える化できることに評価をしている。
利用者からもSecurePrint!が浸透するにつれて、評価の声が高まっている。中でも、空いている複合機から出力できる「どこでも印刷」への関心が高いという。「これまでは指定の複合機・プリンターからの出力が“当たり前”だったため、会議の際にわざわざ離れた自席近くの場所まで戻っていましたが、その必要がなくなり、業務の効率化にもつながっています」と山口氏は語る。

活用の方法と展望

複合機への集約化を図りながら、認証印刷の仕組みづくりを普及・促進へ

「伊勢原市役所には長年利用しているプリンターやコピー機が本庁内の各課や支所などにも存在しています。今後は、プリンターから複合機へ集約化を進め、さらなるセキュリティ強化を図っていきたいと考えています」とこれからの取り組みについて小堤氏は胸を膨らませる。
今回は本庁にある3台の複合機とカラーレーザープリンタ1台を対象にしたが、次年度以降、各支所や学校などにも順次導入を進めていくという。特に学校は教職員室に生徒が出入りすることも多く、情報漏えいのリスクもはらんでいる。このため小堤氏は、「効率的かつ安全性の高い行政運営を考えると、今後は本庁舎だけでなく、あらゆる場所で紙文書のセキュリティを強化したいと考えています。これからも利用者と管理者の双方の視点を持ち、市民サービスの向上につながるよう、最善のIT投資を進めていきたいと思います」と抱負を語った。

本 社
神奈川県伊勢原市田中348
代表者
伊勢原市長 髙山 松太郎
職員数
687人(平成25年4月1日現在)
人 口
100,933人(42,293世帯)(平成25年10月1日現在)
URL
http://www.city.isehara.kanagawa.jp/

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