導入事例

プリントセキュリティ 導入事例詳細導入事例一覧

松阪市役所 様

松阪市役所 様

MultiScan!で庁内文書の電子化を実現。“ペーパーレス化の促進とプリンター統合の加速など、SecurePrint!との相乗効果が生まれています”

三重県松阪市は自然に恵まれた町で、四季折々の情景に由緒ある歴史と町並み、そして豊かな文化が根付いています。江戸時代には伊勢街道や和歌山街道を行き交う多くの商人や旅人で賑わい、宿場町として大いに栄え、いまではその面影を残す武家地と豪商のまちが織りなす歴史文化の発信地として注目されています。平成27年度から電子決裁システムやペーパレス会議システムなどICTの積極的な活用によるワークスタイル変革とマイナンバー制度を見据えた情報セキュリティ対策の強化に取り組んできました。そのICT基盤の一つとして、認証印刷ソリューション「SmartSESAME SecurePrint!(セキュアプリント)」とマルチメーカー環境で複合機のスキャンを実現する「SmartSESAME MultiScan!(マルチスキャン)」をシーイーシーと松阪電子計算センターが共同で導入を進め、2015年11月から、本庁の一部と振興局の情報系の端末1,000台、複合機10台で運用を開始しました。

導入ポイント/導入効果

導入の背景と狙い

ワークスタイル変革とマイナンバー制度に向けた、松阪市の取り組みの数々

松阪市経営企画部 情報企画課 情報政策係の小坂 剛史氏は、これまでに取り組んできたテーマについて、次のように話す。
「情報政策係は、松阪市の情報化推進計画の策定に携わってきました。同時に、企画機能としての役割も担い、ワークスタイル変革の推進や、マイナンバー制度に向けた対応などもミッションとなっていました。まず、ワークスタイル変革においては、電子決裁システムのスタートや、ペーパーレス会議システム、そして市役所庁内にあるプリンター統合などが、大きな目標となっていました。
また、マイナンバー対応の一環として、認証印刷などのセキュリティ対策の強化も必要だと考えていました」
庁内には、平成26年度の時点で156台のプリンターと、42台の複合機が稼働していた。これらの一元的な管理と認証印刷は、情報漏えい対策やコストの低減という観点からも、重要な課題となっていた。
「プリンターや複合機は、これまで各課ごとに調達して、それぞれの課の中で使用していました。このため、メーカーや導入時期がバラバラで、公平な調達上、特定のメーカーが提供する認証印刷だけを採用することは困難でした」と小坂氏は認証印刷の導入における問題について振り返る。

電子決裁・ペーパーレス会議システムの導入に向けて“ICカード認証印刷”に注目

同課の永田 宜之氏は、ワークスタイル変革に向けた具体的なシステム構築について、以下のように説明する。
「ワークスタイル変革では、電子決裁システムとペーパーレス会議システムの導入も推進しなければなりませんでした。そのため、老朽化したネットワークを刷新して、松阪市IaaS基盤上に新規のシステムを構築する計画が進んでいました。ただし、2014年の計画段階では、電子決裁システムとグループウェアで利用するソリューションは決まっていましたが、認証印刷基盤と決裁の対象となる文書を電子化するためのシステムに関しては白紙でした」
マルチベンダーに対応し、安全な認証印刷を実現できるソリューションを構築するために、同課では平成26年度から各社のシステムの検討を開始した。また、認証の仕組みについても、職員端末のログイン認証や勤怠管理、入退室管理など間接業務を効率化する共通基盤として、職員証のICカード対応も同時に検討を進めていた。これにより、ActiveDirectoryとの連携、認証履歴の管理面のほか、マイナンバー制度対応に伴う不正アクセスの防止といったセキュリティ対策の強化としても期待を膨らませていた。

導入の決め手と導入効果

段階的な複合機調達でも統一的な認証印刷基盤ができるSecurePrint!に期待

導入の決め手と導入効果

「地方自治情報化推進フェア2014の展示会場でSecurePrint!を見て、当庁で利用できないか相談したのがきっかけです」と小坂氏は経緯を振り返る。
その後、複数メーカーの複合機が設置された環境で、認証用のICカードで印刷できる様子を体験したという。
「マルチベンダー環境で認証印刷ができるだけでなく、複合機の既存機能と連携できる柔軟性も感じました。さらに印刷機能を統合管理できる仕組みのため、サーバーが万が一ダウンした場合でも“救済モード”で専用純正ドライバーからでも印刷できるリスク対策などを実感でき、とても安心しました」と永田氏は印象を語る。

SmartSESAME MultiScan!で庁内・庁外向け文書の電子化を促進

「電子決裁システムの運用に向けて、もう一つの課題となっていたのが、文書の電子化でした。自治体業務には、会計伝票や文書の起案など”紙”としての文書が関わってきます。文書を電子決裁システムのワークフローと融合させるためには、スキャンによるデータ化が必須でした。そこで、MultiScan!に注目しました。指定された複合機であれば、どこからでも電子決裁に必要な文書をスキャンして活用できるようになります。SecurePrint!との相互連携という利便性も考慮して導入を決めました」と小坂氏は採用の理由について触れる。
松阪市では複合機のスキャン機能を効果的に活用し、利便性とセキュリティ対策を高めている。その一つとして「Scan to Mail」の利用を無効にし、「Scan to フォルダ」機能を利用して、個人や各課の共有フォルダに電子データを格納する仕組みを構築した。平成27年夏に正式な入札が行われ、同年11月1日から、本庁や振興局の職員を中心に認証プリントシステムの稼動がスタートした。
「今回の認証印刷とマルチスキャンは、IaaS基盤に採用した2番目のシステムです。導入から半年ほど経過した現在も安定した稼動を継続しています。遅延などもありません」と永田氏は導入の成果について触れる。

今後の活用と展望

ログの活用や基幹系システムでの活用も見据えていく

「今後は、ログを活用して部門別で集計を見ていきたいと考えています。今回新たに複合機から収集された統合ログの情報を活用し『部署別ごとの発行枚数の集計管理』が実現できました。今後はその情報をもとに、複合機配置の最適化を実施していきます」と小坂氏は今後の取り組みについて語る。
また、ログ集計の数字を庁内で共有することで、利用状況を把握し、各自がプリント削減への取り組みを実践することも期待しているという。
「今回は、内部の情報系システムをターゲットとした認証印刷とマルチスキャンの導入でしたが、今後は基幹系システムへの展開も検討していきます。そのためには、専用帳票などに合わせた対応も考えていく必要がありますが、今回の経験から対応できると考えています」と小坂氏はさらなる展望についても語った。

お客様プロフィール

松阪市役所 様

世界ブランド「松阪牛」のふるさと、三重県松阪市は江戸時代に栄えた「豪商のまち」として、いまなお数々の文化遺産が存在しています。1588年に蒲生氏郷が築城し、国指定史跡の「松坂城跡」を始め、国重要文化財「御城番屋敷」、日本最大の船形埴輪発掘など、歴史情緒あふれる街として全国から観光客が集まり、親しまれています。

所在地 三重県松阪市殿町1340番地1
職員数 1,805人(平成25年4月1日現在)
人 口 167,443人(平成28年2月1日現在)
面 積 623.6km²
URL http://www.city.matsusaka.mie.jp/

世界に誇るブランド「松阪牛」(左)と、松阪市のマスコットキャラクター「ちゃちゃも」(右)

■写真:【写真】世界に誇るブランド「松阪牛」(左)と、松阪市のマスコットキャラクター「ちゃちゃも」(右)