株式会社QTnet 様導入事例 / SecurePrint！

QTnetの情報システム部 副長の江口氏は、認証印刷ソリューションを必要としていた背景について、次のように振り返る。
「社員が働きやすい環境をITで提供してきた情報システム部では、プリンターだけでなく複合機がネットワークにつながり、多機能化も進み、PC同様のIT機器として総合的にサポートを行ってきました。その取り組みの中で、3つの課題がありました。一つが印刷コストの増大。もう一つが放置プリントの抑止。そしてセキュリティ対策の強化でした」
同社では、28台の複合機と44台のプリンターが稼動していた。そのため、印刷コストの削減は同社にとって経営課題にもなっていた。
また、放置プリントに関しては、通達を徹底していたものの、ミスプリントなどが印刷トレーに残されたまま、というケースもあった。工事関連の用紙には、個人情報も印刷されるため、セキュリティ対策の強化も課題となっていた。

「検討を開始した段階では、導入済みの複合機メーカーごとに、当社の求めるソリューションがあるかどうかを問い合わせました。各社ともに、印刷ログの取得や認証印刷などのソリューションは提供していたのですが、対応する機種が自社のものだけに限られてしまうため、全社的な導入ができなかったのです」と江口氏は検討の過程を説明する。
2013年1月から検討を開始した情報システム部では、メーカー各社が機種に依存した認証印刷ソリューションしか用意していなかったため、採用できずに困っていた。
「複合機メーカーの提案にも、必要な機能は搭載されていたのですが、他のメーカーのプリンタや複合機に対応していなかったので、採用できなかったのです。そんなときに、国内の複数メーカー・機種に対応したSecurePrint！を紹介してもらいました」と江口氏は採用の経緯を振り返る。
とはいえ複数メーカーの機種を統合した認証印刷をSecurePrint！が実現できるのかどうか確信できず、シーイーシーのショールームまで訪ねたという。
「実際にデモを見て、複数メーカーのプリンターや複合機にICカードをかざすだけで認証印刷ができ、これならば当社で採用できると判断しました」と江口氏は導入の決め手を話す。そして2014年4月から運用が開始された。導入においては、社員のICカードを利用して認証印刷ソリューションを構築している。

「導入から一年半が経過しましたが、全社的に印刷環境は改善されたと実感しています。セキュリティ対策の面では、放置プリントはゼロになりました。また、どの機種でも出力できるので、一台の複合機に待ち行列ができることもなくなり、業務の効率も上がったと思います。さらに、予備機として稼動していないプリンターや複合機の数も削減できました。以前は、故障などに早急に対応するために、部署ごとに予備機を配備していました。それが、マルチメーカー対応の認証印刷のおかげで、空いているプリンターを効率よく使えるようになり、予備機の数を大きく削減できました。今では複数の部署で一台の予備機を共有しています」と中原氏は導入の効果を語る。
セキュリティ対策、放置プリントの抑止、マルチメーカー対応という面で、SecurePrint！は大きな成果を発揮した。
「数字的な効果は測定していないのですが、この一年半で社員数が数十名ほど増えました。そのため、業務量やプリント作業なども増えているのですが、複合機とプリンターの台数は以前のままです。こうした現状から判断すると、社員がSecurePrint！による認証印刷で、効率よくプリンターや複合機を活用しているのだと評価しています」と江口氏も採用したメリットを付け加える。

「来年度に向けては、印刷ログを分析して印刷コストの半減に取り組んでいく計画です。また、会社としてワークスタイル変革も推進しているので、新しい働き方に合わせた認証印刷ソリューションの整備も推進していきます」と中原氏は今後に向けた予定を話す。
3つの課題のうちのコスト削減については、印刷の見える化を活用して、積極的に取り組んでいく方針だという。
「営業部門では、外出先でもプリントできるコンビニプリントに注目しています。セキュリティ対策の一環として、モバイルPCやタブレットで外出先からセキュアにアクセスできる環境を整備していますが、見積書や提案書などの紙を出力したいときに、コンビニプリントが使えるようになれば、営業の機動力が向上します。今後も、SecurePrint！を積極的に活用して、業務の効率化や働き方の改革に取り組んでいきます」と江口氏は展望を語った。