網走市役所 様導入事例 / SecurePrint！/ MultiScan！

オホーツク海に面する北海道東部（道東地方）に位置し、内陸部には湖や森林、農村地帯が広がる自然豊かな網走市。その網走市の市政を担う網走市役所の現庁舎は1964年の建築から50年以上が経過し、建物の老朽化や耐震性といった問題が顕著化していた。大きな災害が発生した場合には、庁舎へのダメージは計り知れない。それだけでなく、市民の救援や復旧支援など、さまざまな災害支援活動に支障をきたす可能性がある。そこで、網走市役所は庁舎の建て替えを決断。2025年2月末に新庁舎開設を予定している。

新庁舎への移転と並行し、網走市役所は網走市DX推進計画に取り組んでいる。人口減少、少子高齢化社会を迎え、経済成長の鈍化、社会保障費の高騰、人手不足、インフラ・公共施設の老朽化などの課題を抱えるなか、追い打ちをかけるように新型コロナウイルス感染症が蔓延した状況に、「新しい生活様式への転換」「働き方改革」「DXの推進」などへの取り組みの必要性に迫られていた。とくにデジタル技術の活用は、生活のあらゆる場面で加速すると判断した網走市役所は、網走市DX推進計画を策定。課題解決への取り組みと新たな日常に対応した持続可能なまちづくりを推進するため、「関係人口創出」「市民サービス」「行政運営」「地域社会」に対し、デジタルファーストで取り組んでいる。

網走市企画総務部 参事監
小松 広典 氏

新庁舎は網走市DX推進計画とリンクし、「働き方改革」を推進するスマート庁舎を掲げている。「労働人口が減少しているなか、働き方改革は最上位に位置する取り組みのひとつです。今回の新庁舎移転は働き方改革を推進する絶好のタイミングと捉え、現庁舎の課題をDXで解決できるところを洗い出しました」と網走市企画総務部 参事監 小松 広典氏は語る。

そこでクローズアップされたのは、印刷環境のセキュリティ問題。現在の印刷環境は各フロアに1台の複合機があるほか、各部門が個々にプリンターを設置している状況だ。「複合機もプリンターも認証機能が搭載されていないため、印刷ボタンを押した後、急ぎの業務が入ってしまうと、印刷物が放置される問題が発生します。そのため、市民宛の差し込み印刷がある場合は、個人情報を守るため、見張り役を立てながら印刷に集中する時間を設ける必要がありました。今度の新庁舎は3つの現庁舎がひとつに集約されることもあり、セキュリティを担保した印刷環境の整備は必須要件となります」と網走市企画総務部 デジタル化推進室 山縣 叔彦氏は語る。

セキュリティを担保する認証印刷に焦点を当てると、複合機のメーカーを統一する必要がある。しかし、それは予算的に容易ではない。そういう意味では印刷ソリューションの比較・検討は、ほぼSmartSESAME SecurePrint！（以下 SecurePrint！）の一択という状況だった。「マルチベンダー対応はSecurePrint！のみ。『どこでもプリント』を利用すれば、メーカーや機種を問わず認証印刷を実現できます」と山縣氏は当時を振り返りながら語った。

実はSecurePrint！の導入を決めた理由はもうひとつあった。それは、ChromeOSに対応している唯一の印刷ソリューションがSecurePrint！という点だ。網走市役所は、新庁舎で働き方改革を推進するうえで重要となるは若手職員の意見と考え、網走市DX推進計画の一環として若手職員を中心としたDX研究グループを発足させた。その流れで2021年10月には、ChromeOSのデバイス実証実験がスタートしている。「庁舎内外どこにいても働きやすい業務環境を確立するには、自由に持ち運べるPCが必要不可欠。クラウド環境での利活用、コストの面などでChromeOSにアドバンテージがあると判断し、まずは数台のChromebookを導入し、現庁舎内で実証実験を行っていました」（小松氏）。

SecurePrint！の導入を決めた網走市役所は、現庁舎でSecurePrint！の実証実験もスタートさせた。WindowsのLGWAN環境につながっている複合機を対象に、Chromebookから「どこでもプリント」を使った認証印刷が可能か、指定した複合機で印刷できるかなどの確認作業を実施。問題なく稼働することを確認し、2024年3月にはSecurePrint！の基盤を構築し終えた。これにより、そのまま基盤を新庁舎に移行すれば、SecurePrint！の印刷ソリューション環境の再現が可能になった。「ベンダーやシーイーシーの皆さんのスムーズな作業のおかげで、我々が苦労するところはありませんでした。新庁舎では各部門のプリンターを廃止し、カードリーダーを取り付けた複合機のみでの印刷環境を予定しています。なお、2024年6月には、先行して職員一人1台のChromebookを導入しました」と小松氏は笑顔で語った。

網走市企画総務部 デジタル化推進室
山縣 叔彦 氏

SecurePrint！の実証実験を通じ、副次的な効果も期待できると山縣氏。「SecurePrint！は印刷する複合機を問わないのがポイント。例えば、フロアの複合機が混み合っている場合、別のフロアの空いている複合機から出力することが可能になります」と山縣氏は新庁舎での印刷環境を語った。

続けて小松氏は「印刷ボタンを押したあとに書類にミスが見つかった場合、以前は取り消しができませんから、出力された書類は処分するしかありませんでした。しかし、SecurePrint！は複合機の場所で印刷を取り消すことが可能。無駄な印刷が減るのは間違いないと思っています」語った。

新庁舎の移転が間近に迫っているなか、網走市役所はSmartSESAME MultiScan！（以下MultiScan！）にも注目を注いでいる。「現庁舎で電子決裁が稼働し始めたため、書類をデジタルで保管する仕組みが急務になっていました。
そこで紹介いただいたのがMultiScan！です。先日、複合機でスキャンした書類データをローカルブレークアウトする形でGoogle ドライブに保存する仕組みを構築できるかシーイーシーに伺ったところ、可能との返事をいただきました。ファイル形式はPDFでいいのか、個人のフォルダーに紐づけるのかなど、まだまだ煮詰めなければならないところは多々ありますが、デジタル保管の仕組みに目途が立ったのは大きな安心材料です。この仕組みが浸透すれば、ペーパーレス化も促進できると考えています」と小松氏は安堵した様子で語った。

新庁舎移転後、網走市役所は網走市DX推進計画の取り組みを加速させるはずだ。その際は、DXを支援するさまざまなソリューションや知見などが必要になる。個人番号利用事務系の要件である二要素認証を確保するため、SmartSESAME PCログオンも導入していることからも分かる通り、網走市役所におけるシーイーシーへの期待は高い。シーイーシーはその期待に応えるため、さらなる支援策を提案し、そして知見を提供していく。