八洲電機株式会社 様導入事例 / SecurePrint！ / MultiScan！

5つの分科会のうち、とくにICT、文書管理の分科会からは以下の課題が挙げられた。

情報企画課 課長代理 加藤 史幸氏

＜認証プリントの検討とプリンターの集約＞ 旧社屋時代から、印刷指示後すぐにプリントが出力されてしまう仕組みは問題視されていた。そのため、間違いに気付いてもキャンセルできず、また、秘文書等の出力のタイミングには注意が必要などの問題があり、紙文書からの情報洩れを防ぐには、認証印刷システムの導入が必須だった。複合機とプリンターの設置については、それぞれ管理する部署が異なっていたため、複合機の印刷機能が有効活用できていなかった。これには、複合機をプリンターとして利用する事で対応し、全体数の削減を段階的に推進した。また、リプレイスの際に、営業上の取引があり営業部門からの要望も鑑み、マルチメーカーの環境を継続する方針とした。「旧社屋では部署ごとに複合機・プリンターが設置され、その数は50台以上にもなりました。機器の集約による省スペース化も大きな課題でした」と語るのは情報企画課 課長代理の加藤 史幸氏。

＜ペーパーレスとスキャンのセキュリティ対策＞ 技術的な資料も多い八洲電機は、書類がワークスペースを圧迫しないように、新社屋では保管スペースの削減が必須だった。また、メーカー純正のスキャン機能は、スキャンしたデータが複合機のメモリーに蓄積される仕組みで、後から複合機にWEBアクセスしてデータを取り出す必要があった。「この方法ではスキャンしたデータを別の社員も閲覧することができてしまうため、セキュリティ上問題となっていました。また、一定期間経つと削除される仕様により、データの取り出しを忘れてしまうと再度スキャンしなければならないなど、手間を取られる状況でした」（加藤氏）。

2016年9月、新社屋への移転と同時にSmartSESAME SecurePrint！とSmartSESAME MultiScan！（マルチスキャン）、統合ログ管理システムのSmartSESAME M's eye（エムズアイ）を導入。その後、現在まで約2年、八洲電機ではSmartSESAMEシリーズの効果を以下のように評価している。

＜印刷ミス等の紙の無駄削減＞ 認証印刷システムがある現在は、ICカードをかざさないとプリントされないため、印刷物の取り忘れはなくなった。また、印刷前に間違い印刷を取り消すこともできるので、紙の無駄も大幅に削減できた。

＜プリンターの最適化＞ プリンター台数については、仮社屋移転時に半減、新社屋移転時にさらに削減し、最終的に旧社屋時代の1/3程度にまで集約することができた。「新社屋では100名前後のフロアに対し複合機が2台、プリンターが1台という構成。新社屋全体では、約20台の複合機・プリンターでまかなうことができています。これにより、運用管理が楽になり、メンテナンス費用の負担も減りました。フロアの省スペース化にも貢献しています」（山下氏）。

＜MultiScan！でセキュリティと利便性が向上＞ MultiScan！を導入し、スキャンしたデータは複合機に蓄積されず、ファイルサーバーの個人フォルダへ自動的に転送される仕組みとした。ICカードで個人認証をした後は、どの複合機でスキャンしても、その個人専用フォルダに自動転送されるため、セキュリティの強化を図ることができた。また、「統一的な操作画面のため、メーカーが異なる複合機でも操作に迷うことがなくなりました」（加藤氏）。さらに人事異動があってもサーバー側の設定変更だけで済むようになった。

総務二課 課長 阿部 正範氏

＜MultiScan！がペーパーレス・ストックレスに貢献＞ 「文書管理の分科会では、なるべく書類を持たないストックレス（印刷はしても良いが、保管はしない）を推進しました。具体的には不要な書類は処分、必要な書類はスキャンによって電子化するというもの。これにより、旧社屋では1人あたり7.2fm（ファイルメーター）だったのが、新社屋では1.8fmと75％の削減ができました。このストックレスにMultiScan！が大きく貢献しています」と総務二課 課長 阿部 正範氏は語る。

＜使用枚数が前年比で約20％減少、100万円程度のコスト削減＞ SmartSESAMEシリーズ導入前と後を比較すると、紙の使用比率は全社的に約20％減少し年間100万円程度のコスト削減を実現することができた。「この数字は、すべてがSmartSESAMEの効果とは言えない部分もありますが、貢献しているのは間違いありません」（山下氏）。

＜SecurePrint！がもたらしたコミュニケーションの場＞ 新社屋では、従業員の席はフリーアドレスを採用。フロアごとに集約された複合機・プリンターの周辺は「マグネットスペース」と呼ばれるコミュニケーションの場となっている。「プリントを取りに行くついでに他の部署の人と何気ない会話が生まれます。社内コミュニケーションの活性化は、SecurePrint！導入の二次的効果だと思っています」（阿部氏）。

総務二課 折原 綾香氏

＜グループ会社の利用枚数算出に役立つ統合ログ＞ 新社屋では、グループ会社でも同様のシステムを利用しているため、会社単位での利用枚数を把握できるようになった。「M's eye統合ログによって複合機単位だけでなく、機能単位、ユーザー・部門単位、会社単位でログが集計できるようになりました」と総務二課 折原 綾香氏は語る。また、集計したログデータは、ISO推進部署が統計データの作成に役立てているという。

＜短期間で評価検証を実施＞ 導入前の評価検証には、シーイーシー提供の評価機を利用した。「検証はスムーズに行うことができました。ICカードの認証印刷チェックに要した期間は数時間程度。残る期間は統合ログの分析・検証に費やしました」（加藤氏）。

2017年7月にはライセンスを追加し、全国の主要拠点にもSmartSESAMEシリーズを導入した。地方の拠点は本社とは異なるメーカーの複合機・プリンターだったが、マルチメーカー対応のSmartSESAMEシリーズは、それが問題になることはなかった。
しかも、SmartSESAMEシリーズは各拠点を跨いで利用できる。すでに全社的にVDI環境を導入しており、シンクライアント端末があれば、主要拠点はもちろんのこと、外出先や新幹線内などでもセキュアな通信でデスクトップへ接続する事が可能。いつでも・どこでも仕事ができるインフラ環境作りを目指している。
現在はお客様の現場に常駐しているエンジニアや働き方改革における在宅勤務などに対応するために、SecurePrint！コンビニプリントオプションやMultiScan！・BOX連携オプションの活用を検討。さらなる働き方改革にSmartSESAMEシリーズを有効活用したいという想いは強い。