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導入事例
室蘭市役所様

室蘭市役所様導入事例 / SecurePrint！

個人情報が記載された書類の取り違えが発生しないよう、
窓口業務においても認証印刷を運用しています

明治後期、日本製鋼所室蘭製作所に続いて新日鐵住金室蘭製鐵所が設立され、日本を代表する「鉄のまち」として発展した室蘭市。市内の工場夜景は新たな観光資源になっており、海外からも多くの観光客が訪れています。絵鞆半島に抱き込まれた形となっている白鳥湾は天然の良港になっており、港を跨ぐ東日本最大の吊り橋である白鳥大橋で市内を一周できます。断崖絶壁が連なる地球岬は、風光明媚な景勝地として有名で、ハヤブサの営巣地にもなっています。

人口8万５千人を超える室蘭市では、マイナンバー制度の施行に伴い、個人情報が記載された書類の取り違えなどが発生しないよう、窓口業務においても認証印刷を運用しています。
今回、室蘭市企画財政部ICT推進課係長の荒井健氏、主事の川口陽海氏に、「SmartSESAME SecurePrint！（セキュアプリント）」（以下、SecurePrint！）を導入した経緯とその効果について詳しく伺いました。

導入ポイント／導入効果

1 分離した三層の
ネットワークすべてから
認証印刷を可能に
2 仮想化により
スペースと費用の
課題を解決
3 個人情報が記載された
書類の取り違え防止
に効果

導入の背景と狙い

マイナンバー制度施行に伴う庁内ネットワークの再編

室蘭市企画財政部ICT推進課では、マイナンバー制度の施行により、特定個人情報を含む個人情報の取り扱いが一層厳格になるなか、まずは総務省の自治体情報システム強靱性向上モデルに沿って、庁内ネットワークの再構成から取り組んだ。
LGWAN系は物理、個人番号利用事務系とインターネット系は仮想化技術によりネットワークを分離し、すべての職員が三層にアクセスできる環境を維持。個人番号用の業務システムには権限を持つ職員のみがアクセスできるようにした。
ただ、「ネットワークを分離しただけでは、市民の大切な個人情報を守りきることはできない」と、ICT推進課の川口氏は当時を振り返る。

個人情報を多く取り扱う窓口業務にこそSecurePrint！を

「これまでは、個人情報が記載された書類を職員が印刷し、それを取りに行く前に、別の職員が印刷をした場合には、書類の取り間違えが発生する可能性がありました。そうなると、同じ部署内であっても、見なくても良い個人情報を見てしまうことになります。
マイナンバー制度が始まって、マイナンバーの閲覧についてもより厳しくなっているので、不要な閲覧などを極力抑える必要がありました。認証印刷で個人認証をかけた時にはじめて、その職員だけが印刷物を受け取れるという仕組みが必要だと考えました」と川口氏は語る。
「室蘭市の庁舎は本庁以外に、転入、転出や戸籍関係の業務を行う窓口や、税、国保の窓口が、室蘭駅近くの広域センタービル内にあり、東室蘭駅には蘭東支所もあります。
全庁のプリンター130台でSecurePrint！が使われており、住基窓口のある広域センタービルでは、特に個人情報を多く扱うので、そここそSecurePrint！が必要だと考えています」と荒井氏は補足する。

導入の決め手と導入効果

仮想環境にも対応したマルチベンダー認証印刷

LGWAN系に加え、インターネット系、個人番号利用事務系それぞれから印刷をかけようとすると、プリンターの数も3倍に増えてしまう。費用やスペースを考えるとそのようなことはできない。SecurePrint！は仮想デスクトップ環境にも対応しているため、プリンターはLGWANにつながれたものだけで良くなった。
ベースになるのがLGWANに置かれた物理PCで、インターネット系と個人番号利用事務系の仮想デスクトップにつないだ際に、物理PCにインストールしたプリンタードライバーをそのまま仮想PCにマウントする仕組みをとったので、職員は、普段使っているプリンタードライバーを使って、どのセグメントからも同じように印刷ができるようになった。さらに、室蘭市ではかねてより職員証としてICカードを利用していたこと、複数社のプリンターを保持していることから、マルチベンダーの環境でICカード認証印刷ができるSecurePrint！は、一元管理でき、管理が楽であり、有効的だった。

間違い印刷による無駄も削減

SecurePrint！の導入により、書類の紛れ込みがなくなった。またSecurePrint！導入前は、印刷をかけたらすぐに出力されてしまったが、SecurePrint！導入後は認証するまでは印刷されないので、間違い印刷による無駄を減らせるようになった。
帳票出力の正確性を求めるときはメーカー純正のプリンタードライバーの「ここからプリント」、空いているプリンターからの印刷で待ち時間を減らしたいときは、SecurePrint！汎用ドライバーによる「どこでもプリント」の二つの印刷方式を使い分けることで、職員の利便性も大きく向上したと、川口氏は語った。

今後の活用と展望

印刷ログを活用した機器の最適配置や、働き方改革への貢献に期待

将来、プリンター台数を削減していく際に、印刷ログを分析し、機器の最適配置が行えることにも期待が高まっている。
「2018年6月1日よりテレワーク（オフライン）の試行を開始しました。今回はPC端末を貸し出して在宅勤務させるというものでしたが、試行に参加した職員の意見や効果などを総合的に勘案しながら、今後の本格導入の可否について判断したいと思います。
その判断結果によっては、オンラインを活用した在宅勤務導入の可能性についても検討したいと思います。」と、荒井氏は語ってくれた。