導入事例

プリントセキュリティ 導入事例詳細導入事例一覧

株式会社アイネス 様

株式会社アイネス様

排他制御やマルチベンダー対応、運用の容易さなど10製品以上の厳正な比較を経て評価。用紙の取り忘れが激減。“私たちが自信をもってお客様に紹介する製品だからこそ、実際に導入して“利便性”と“安全性”を実証しました”

株式会社アイネス(以下、アイネス)は、情報システムやネットワークの企画・開発から稼働後の運用・保守・メンテナンスまでの一貫したサービス体制で、顧客満足度の高いIT活用環境を構築し提供しています。同社は、創業から50年という歴史のあるIT企業で、金融・保険業や流通に製造、地方公共団体などに対応する業種別ソリューションも取り揃えています。また情報セキュリティ対策への取り組みも積極的で、独自の情報セキュリティ基本方針に基づいて、社内に委員会を設けて啓蒙活動や具体的な対策の強化を実践しています。そして、その情報セキュリティ対策の一環として、同社営業部門でSecurePrint!を導入しました。

導入ポイント 導入効果

導入の背景

営業部門のセキュリティ対策強化に、認証印刷の導入を検討

事例インタビューにご協力いただいた菅野氏(左)、小澤氏(右)
株式会社アイネス 営業統轄本部
副統括本部長 執行役員
平田 正幸 氏

営業統括本部 副統括本部長で執行役員の平田 正幸氏は、認証印刷を検討した背景について、次のように振り返る。
「当社では、社長を長とするリスク管理統括委員会があります。その委員会の下に、ISMS(情報セキュリティ)委員会と個人情報保護委員会、そしてコンプライアンス委員会があり、営業部門としてもセキュリティを確保するための目標を毎年掲げて活動しています。その活動の一環で、不特定多数のお客様への見積もりなど大量の紙を取り扱う営業部門で、印刷物からの情報漏えいを防ぐために、認証印刷の導入を検討したのがきっかけでした」
営業部門のフロアには、3台の複合機が配備され、ネットワークを介して各自のパソコンからドキュメントを出力できるようになっている。営業統括本部 営業業務部 業務第二課長の熊谷光康氏は、認証印刷を導入するきっかけとなった調査レポートについて説明する。「全員で共有している複合機のため、他人の出力物が紛れ込んだり、回収されずに放置された紙が出力トレーに残っていたりと危険な状況でした。そこで、出力トレーに放置された紙がどのくらい残されているのかを計測した際、最大で108枚の用紙が残されていました。営業部門では、個人情報などを取り扱うことはほとんどないのですが、お客様にお渡しする提案書や見積もりに、他のお客様向け資料が紛れ込んだりすると信用にかかわりますし、やはり何らかの対策が必要だと考えるようになりました」。こうした背景から、同社の営業統括本部では、セキュリティ対策を強化できる認証印刷の選定を開始した。

メーカーを訪れ、各自の評価を総合してSecurePrint!を選定
認証印刷の選定に参加した業務第二課の津々楽 宗利氏は、経緯について以下のように話す。「一ヶ月ほどの時間をかけて、評価版を検証したり、委員会のメンバー十数人でメーカーを回って、機能や操作などを体感し、独自に製品比較表を作成して検討を重ねてきました。メンバーにアンケートをとり、各自の投票で製品を選定しました。結果として、シーイーシーのSecurePrint!に決まりました」 

導入の決め手と導入効果

4つのポイントを評価して導入を決定

事例インタビューにご協力いただいた松本氏(左)、佐々木氏(右)
株式会社アイネス 営業統括本部
営業業務部 業務第二課長
熊谷 光康 氏

2012年12月からSecurePrint!の利用がスタートした。SecurePrint!を選んだ理由は、大きく4つのポイントがあった。1つが「排他制御」の機能だ。「従来は誰かが出力したままの印刷物が複合機のトレーに残された光景をよく見かけました。SecurePrint!の導入後は、ICカードを複合機にかざすと自分の印刷物だけが出力される仕組みのため重宝しています。導入後の計測では、置き忘れられた印刷物は19日間にわずか2枚でした」(熊谷氏)。
さらに熊谷氏は補足する。「次に評価したマルチベンダー対応も、重要な機能でした。複合機メーカーにも認証印刷の機能はありますが、各社ごとにバラバラです。複合機を入れ換えてしまうと、別の認証印刷にしなければならず、運用面でも不便です。そして三つ目のポイントとなるのは、既存のプリンタードライバーを利用できる点です。一度作ったドキュメントのレイアウトを修正しなくてもいいので、かなり便利な機能です。その上、今回のシステムは営業統括本部だけで導入したので、運用管理が容易な点も、実際に使い始めてから役に立っています」。

SecurePrint!の導入で社内表彰。高いセキュリティ対策の取り組みに評価
さらに、「認証してから出力されるメリットが現れるようになりました。これまでは出力指示をかけると待ったなしで印刷されてしまうので、人事評定など他人に見せられない資料を出力する時は、複合機まで飛んで取りにいきました。また、他人の出力物に紛れ込んでなくなる危険もありました。SecurePrint!を導入してからは、そういう心配がなくなりました」(平田氏)。
常に自分の分だけ出力できることで、情報の機密性を高め、コンプライアンス向上にも貢献している。
「現在は、パソコンから印刷実行して120分以内に認証印刷を行わなければ、印刷そのものをキャンセルする設定にしています。この運用によって、無駄な出力も削減され省エネやコストの削減にもつながっています」(熊谷氏)。

今後の展望

全社的な認証印刷の導入と営業部門の商材として顧客に提案していく

写真:SecurePrint!の簡単印刷・利用ガイド ポケットカードならではの取り組みで、初めて利用するユーザーに優しいガイドマニュアルをまとめて利用促進をサポートしています。
株式会社アイネス 営業統括本部
営業業務部 業務第二課
津々楽 宗利 氏

今回は、3台の複合機を共有している約100名の営業部門での導入だが、「今後は全社的な導入を検討していきます」(平田氏)。「自社のセキュリティ対策として導入していくだけではなく、当社の商材としてお客様への提案も推進していく考えです」(熊谷氏)。
アイネスでは保険・金融や地方公共団体など、セキュリティ対策に積極的に取り組んでいる産業分野向けに、ワンストップサービスで数多くの業種別ソリューションを提供している。
今後、アイネスのWeb型総合行政情報システム「WebRings(ウェブリングス)」とともに、印刷に関する課題を解決する一助として、SecurePrint!をビジネスに展開していく計画も挙っているという。
最後に平田氏は、「営業担当者が、実際に利用して便利さや安全性を実感しているので、このSecurePrint!をアイネスとして、会社の提案するソリューションの中に入れられないか、すでに検討を開始しています」と今後に向けた展望を語った。

お客様プロフィール

ロゴ

情報サービス業界の草分けとして創業以来、約半世紀にわたって官公庁や金融機関などのお客様を主要取引先に情報システムの開発から保守・運用まで一貫したサービスを提供しております。アウトソーシング分野では保険業、流通業、旅行業、地方自治体などに数多くの実績があり、品質保証や情報セキュリティにおいても各種公的資格の認定を受けるなど、安心・安全のサービスを提供しています。

本 社 東京都千代田区三番町26番地
代表者 代表取締役社長 森 悦郎
設 立 1964年7月28日
資本金 31,457百万円
主事業 システムインテグレーション、ERP構築サービス、運用アウトソーシングなど
URL http://www.ines.co.jp/

■写真:2013年に本社機能を移転したアイネス様本社。移転とともに営業統括本部と各事業部を集約し、さらなる事業拡大に向けた体制を整えています。